Kinh Nghiệm Đặt Quà Tết Số Lượng Lớn Cho Doanh Nghiệp 2027

Mỗi dịp cuối năm, nhu cầu chuẩn bị quà Tết cho nhân viên, khách hàng, đối tác và các đơn vị liên kết lại tăng cao. Đối với doanh nghiệp, việc đặt quà Tết số lượng lớn không chỉ đơn thuần là lựa chọn những món quà đẹp mắt mà còn cần tính toán ngân sách, chất lượng sản phẩm, tiến độ chuẩn bị và phương án giao nhận.

Nếu không có kế hoạch từ sớm, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng hết mẫu quà mong muốn, chi phí phát sinh, sản phẩm không đồng đều hoặc giao hàng chậm so với lịch dự kiến.

Vậy làm thế nào để đặt quà Tết số lượng lớn vừa tiết kiệm chi phí, vừa bảo đảm chất lượng và thể hiện sự chuyên nghiệp? Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng doanh nghiệp nên tham khảo khi chuẩn bị quà Tết 2027.

1. Xác định rõ đối tượng nhận quà trước khi đặt hàng

Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng khi lên kế hoạch mua quà Tết số lượng lớn. Mỗi nhóm người nhận có mối quan hệ, nhu cầu và mức độ ưu tiên khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng một mẫu quà giống nhau cho tất cả đối tượng.

Có thể chia thành các nhóm sau:

Quà Tết dành cho nhân viên

Quà Tết cho nhân viên thường hướng đến tính thiết thực, dễ sử dụng và phù hợp với ngân sách chung. Những hộp quà bánh kẹo, giỏ quà thực phẩm, trà, cà phê hoặc các sản phẩm dùng trong gia đình là những lựa chọn đáng cân nhắc.

Doanh nghiệp nên ưu tiên sản phẩm có chất lượng ổn định, hình thức đẹp và dễ vận chuyển, đặc biệt khi số lượng nhân viên lớn hoặc có nhiều chi nhánh.

Quà Tết dành cho khách hàng

Với khách hàng, món quà cần thể hiện sự quan tâm và lời tri ân của doanh nghiệp. Có thể phân nhóm khách hàng theo mức độ gắn bó, giá trị hợp tác hoặc chính sách chăm sóc để lựa chọn ngân sách phù hợp.

Ví dụ:

• Khách hàng phổ thông: hộp quà bánh kẹo, giỏ quà Tết thiết thực.
• Khách hàng thân thiết: hộp quà có thành phần đa dạng, bao bì đẹp.
• Khách hàng quan trọng: hộp quà cao cấp, thiết kế trang trọng.

Quà Tết dành cho đối tác

Quà tặng đối tác thường cần được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn về hình thức và thành phần sản phẩm. Doanh nghiệp nên lựa chọn những mẫu quà có thiết kế lịch sự, bao bì chắc chắn và thông tin sản phẩm rõ ràng.

Ngoài giá trị vật chất, thiệp chúc Tết hoặc lời nhắn gửi riêng cũng giúp món quà trở nên ý nghĩa hơn.

2. Lập ngân sách và dự trù số lượng quà Tết

Trước khi tìm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xác định tổng ngân sách dự kiến và số lượng quà cần đặt.

Việc lập ngân sách rõ ràng giúp quá trình lựa chọn mẫu quà nhanh hơn, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Một số khoản cần tính đến gồm:

• Chi phí sản phẩm trong mỗi phần quà.
• Chi phí hộp, giỏ, túi và phụ kiện đóng gói.
• Chi phí in logo, thiệp chúc Tết hoặc thiết kế riêng nếu có.
• Chi phí vận chuyển và giao hàng đến nhiều địa điểm.
• Thuế VAT và các chi phí khác theo báo giá thực tế.
• Khoản dự phòng cho số lượng phát sinh hoặc thay đổi đơn hàng.

Tham khảo cách phân bổ ngân sách quà Tết

Ngân sách mỗi phần quà	Đối tượng phù hợp	Gợi ý lựa chọn
Dưới 300.000 đồng	Nhân viên, người lao động	Hộp bánh kẹo, giỏ quà cơ bản
300.000–500.000 đồng	Nhân viên, khách hàng phổ thông	Hộp quà bánh kẹo, trà, cà phê
500.000–1.000.000 đồng	Khách hàng thân thiết, quản lý	Hộp quà hoặc giỏ quà đa dạng sản phẩm
1.000.000–2.000.000 đồng	Đối tác, khách hàng quan trọng	Hộp quà cao cấp, giỏ quà chọn lọc
Trên 2.000.000 đồng	Đối tác chiến lược, khách VIP	Set quà cao cấp hoặc thiết kế riêng

Lưu ý: Đây là các mức ngân sách tham khảo, không phải bảng giá cố định. Mẫu quà và giá thực tế phụ thuộc vào thương hiệu, thành phần sản phẩm, bao bì và số lượng đặt hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp cần chuẩn bị 300 phần quà cho nhân viên với ngân sách 500.000 đồng/phần. Tổng ngân sách sản phẩm dự kiến là 150 triệu đồng. Doanh nghiệp nên tính thêm chi phí vận chuyển, đóng gói riêng và các khoản phát sinh để có kế hoạch tài chính đầy đủ.

3. Lựa chọn hộp quà Tết hay giỏ quà Tết

Sau khi xác định đối tượng và ngân sách, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức quà tặng phù hợp.

Hộp quà Tết

Hộp quà Tết có ưu điểm là thiết kế gọn gàng, đồng bộ và thuận tiện trong quá trình đóng gói, vận chuyển. Đây là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp đặt hàng số lượng lớn, cần phân phối đến nhiều phòng ban hoặc chi nhánh.

Một số thành phần có thể lựa chọn:

• Bánh quy, bánh kẹo cao cấp.
• Trà và cà phê.
• Socola, bánh nhập khẩu.
• Các loại hạt dinh dưỡng.
• Đặc sản và thực phẩm đóng gói.

Giỏ quà Tết

Giỏ quà Tết có hình thức trưng bày bắt mắt, dễ kết hợp nhiều loại sản phẩm và tạo cảm giác đầy đặn khi trao tặng.

Giỏ quà phù hợp với doanh nghiệp muốn lựa chọn mẫu quà đa dạng cho khách hàng, đối tác hoặc những người có mối quan hệ quan trọng.

Nên chọn loại nào khi đặt số lượng lớn?

Tiêu chí	Hộp quà Tết	Giỏ quà Tết
Hình thức	Gọn gàng, đồng bộ	Nổi bật, đa dạng
Vận chuyển	Thuận tiện hơn	Cần chú ý cố định sản phẩm
Lưu kho	Dễ xếp chồng	Có thể chiếm nhiều diện tích
Đóng gói	Dễ chuẩn hóa theo mẫu	Cần kiểm tra cách trang trí
Phù hợp	Nhân viên, khách hàng, đối tác	Khách hàng, đối tác, quà biếu

Nếu doanh nghiệp cần đặt hàng vài trăm đến hàng nghìn phần quà, hộp quà thường thuận tiện hơn về khâu lưu kho và phân phối. Tuy nhiên, giỏ quà vẫn là lựa chọn đáng cân nhắc nếu doanh nghiệp ưu tiên hình thức trưng bày và sự đa dạng sản phẩm.

4. Tìm hiểu kỹ nhà cung cấp quà Tết

Nhà cung cấp là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tiến độ của đơn hàng. Khi đặt quà Tết số lượng lớn, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá mà cần đánh giá tổng thể khả năng đáp ứng.

Một số tiêu chí nên xem xét:

Mẫu mã sản phẩm đa dạng

Nhà cung cấp nên có nhiều lựa chọn về hộp quà, giỏ quà, túi quà và thành phần sản phẩm để doanh nghiệp dễ lựa chọn theo ngân sách.

Thông tin sản phẩm rõ ràng

Cần có danh sách thành phần, thương hiệu, xuất xứ, quy cách đóng gói và hạn sử dụng. Đối với hàng nhập khẩu, nên kiểm tra nhãn phụ và thông tin lưu hành theo quy định.

Báo giá minh bạch

Báo giá nên thể hiện rõ giá từng phần quà, số lượng, chi phí đóng gói, vận chuyển, thuế VAT và các khoản phát sinh nếu có.

Có khả năng đáp ứng số lượng lớn

Doanh nghiệp nên hỏi rõ số lượng có thể cung cấp, thời gian chuẩn bị hàng và khả năng giao hàng theo từng đợt hoặc nhiều địa điểm.

Có thông tin và cam kết giao nhận rõ ràng

Nên thống nhất bằng văn bản về thời gian giao hàng, địa điểm, số lượng, tình trạng hàng hóa và phương án xử lý khi đơn hàng thiếu hoặc sản phẩm bị hư hỏng.

5. Yêu cầu báo giá chi tiết trước khi đặt quà

Một trong những kinh nghiệm quan trọng khi mua quà Tết số lượng lớn là yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá cụ thể cho từng mẫu.

Không nên chỉ hỏi giá một phần quà mà chưa biết rõ bên trong gồm những sản phẩm nào. Hai giỏ quà có giá tương đương nhưng thành phần, thương hiệu và chất lượng có thể khác nhau đáng kể.

Bảng báo giá nên có các thông tin:

Nội dung	Thông tin cần kiểm tra
Tên mẫu quà	Mã hoặc tên từng set quà
Thành phần	Danh sách sản phẩm bên trong
Thương hiệu	Tên nhãn hàng, nhà sản xuất
Số lượng	Tổng số phần quà cần đặt
Đơn giá	Giá mỗi phần quà
Chi phí phát sinh	Bao bì, in logo, thiệp, vận chuyển
VAT	Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT
Thời gian giao	Ngày giao dự kiến
Điều kiện thanh toán	Đặt cọc, thanh toán và thời hạn

Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo ít nhất hai hoặc ba phương án ngân sách để có cơ sở so sánh và lựa chọn.

6. Đặt hàng sớm để chủ động mẫu mã và tiến độ

Càng gần Tết, nhu cầu mua quà thường tăng cao. Một số mẫu hộp quà đẹp hoặc sản phẩm được ưa chuộng có thể không còn đủ số lượng để đáp ứng đơn hàng lớn.

Đặt hàng sớm mang lại một số lợi ích:

• Có nhiều thời gian lựa chọn mẫu mã và thành phần sản phẩm.
• Dễ so sánh báo giá giữa các nhà cung cấp.
• Chủ động điều chỉnh ngân sách và số lượng.
• Có thời gian kiểm tra mẫu thực tế trước khi sản xuất hoặc đóng gói hàng loạt.
• Hạn chế rủi ro giao hàng sát ngày nghỉ Tết.

Doanh nghiệp nên bắt đầu khảo sát và lập kế hoạch trước Tết một khoảng thời gian đủ dài, đặc biệt với đơn hàng cần in logo, thiết kế bao bì hoặc giao đến nhiều địa điểm.

7. Kiểm tra mẫu quà thực tế trước khi đặt số lượng lớn

Đây là bước không nên bỏ qua, nhất là với đơn hàng hàng trăm hoặc hàng nghìn phần quà.

Hình ảnh trên catalogue hoặc website có thể chưa thể hiện đầy đủ kích thước, chất liệu bao bì và cách sắp xếp sản phẩm thực tế.

Khi nhận mẫu, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Hình thức hộp hoặc giỏ quà có đúng mẫu đã chọn không?
• Thành phần sản phẩm có đầy đủ như báo giá không?
• Nhãn mác, thương hiệu và hạn sử dụng có rõ ràng không?
• Bao bì có bị móp méo, rách hoặc trầy xước không?
• Sản phẩm có được cố định chắc chắn không?
• Thiệp, logo hoặc phụ kiện có đúng yêu cầu không?

Sau khi thống nhất mẫu, nên lưu lại hình ảnh hoặc mẫu xác nhận làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng loạt.

8. Thống nhất hợp đồng, thanh toán và điều kiện giao hàng

Với đơn hàng giá trị lớn, doanh nghiệp nên có hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng bằng văn bản để bảo đảm quyền lợi của hai bên.

Các nội dung cần thống nhất gồm:

Thông tin đơn hàng

• Tên và mã mẫu quà.
• Thành phần từng phần quà.
• Số lượng đặt hàng.
• Đơn giá và tổng giá trị đơn hàng.

Điều khoản thanh toán

• Mức đặt cọc.
• Thời điểm thanh toán phần còn lại.
• Hình thức thanh toán.
• Thông tin xuất hóa đơn VAT nếu cần.

Điều khoản giao hàng

• Thời gian và địa điểm giao nhận.
• Số lượng giao từng đợt.
• Chi phí vận chuyển.
• Người chịu trách nhiệm kiểm tra và ký nhận.

Phương án xử lý phát sinh

Cần thống nhất cách xử lý khi giao thiếu hàng, sai mẫu, sản phẩm hư hỏng hoặc giao chậm so với thời gian cam kết.

Việc xác nhận rõ các nội dung trên giúp hạn chế tranh chấp và tránh những hiểu nhầm trong quá trình thực hiện đơn hàng.

9. Lên kế hoạch giao nhận và phân phối quà Tết

Đối với doanh nghiệp có nhiều văn phòng, chi nhánh hoặc người nhận ở các tỉnh thành khác nhau, việc giao nhận cần được tính toán từ đầu.

Nên lập danh sách gồm:

• Số lượng quà tại từng địa điểm.
• Địa chỉ giao hàng chính xác.
• Người phụ trách nhận hàng.
• Số điện thoại liên hệ.
• Thời gian có thể nhận hàng.
• Yêu cầu đóng gói và vận chuyển đặc biệt.

Nếu giao hàng nhiều đợt, cần thống nhất lịch cụ thể với nhà cung cấp để tránh thiếu hàng hoặc giao nhầm địa điểm.

Khi nhận quà, nên kiểm tra số lượng, tình trạng bao bì và đối chiếu với mẫu đã xác nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng, cần ghi nhận ngay để có phương án xử lý.

10. Checklist kinh nghiệm đặt quà Tết số lượng lớn

Để tránh bỏ sót công việc, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:

11. Đặt quà Tết số lượng lớn ở đâu uy tín?

Lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, thuận tiện so sánh mẫu mã và chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị quà Tết.

Quà Tết Cao Cấp là địa chỉ để doanh nghiệp tham khảo các lựa chọn hộp quà Tết, giỏ quà Tết và các set quà dành cho nhiều đối tượng khác nhau.

Khi có nhu cầu đặt quà số lượng lớn, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các thông tin:

• Số lượng quà cần đặt.
• Ngân sách dự kiến cho mỗi phần.
• Đối tượng nhận quà.
• Mẫu hộp quà hoặc giỏ quà mong muốn.
• Thời gian và địa điểm giao hàng.
• Yêu cầu về logo, thiệp chúc Tết hoặc hóa đơn nếu có.

Việc cung cấp đầy đủ thông tin sẽ giúp quá trình tư vấn và báo giá diễn ra thuận tiện hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương án phù hợp với kế hoạch quà Tết 2027.

12. Câu hỏi thường gặp khi đặt quà Tết số lượng lớn

Nên đặt quà Tết số lượng lớn trước bao lâu?

Doanh nghiệp nên khảo sát mẫu và lập kế hoạch sớm trước Tết. Nếu đơn hàng có số lượng lớn, cần in logo, thiết kế riêng hoặc giao nhiều địa điểm, nên dành thêm thời gian để duyệt mẫu và thống nhất lịch giao nhận.

Đặt quà Tết số lượng lớn có được chiết khấu không?

Chính sách giá phụ thuộc vào nhà cung cấp, số lượng đặt, thành phần sản phẩm và yêu cầu đóng gói. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá theo nhiều mức số lượng để so sánh.

Nên chọn hộp quà hay giỏ quà khi đặt hàng trăm phần?

Hộp quà thường thuận tiện hơn trong việc xếp chồng, lưu kho và phân phối. Giỏ quà phù hợp khi doanh nghiệp ưu tiên hình thức trưng bày nổi bật và sự đa dạng sản phẩm.

Khi đặt quà Tết doanh nghiệp có cần ký hợp đồng không?

Với đơn hàng có giá trị lớn hoặc số lượng nhiều, nên có hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng bằng văn bản. Các nội dung quan trọng gồm mẫu quà, thành phần, số lượng, đơn giá, thanh toán và thời gian giao hàng.

Có nên yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu trước khi đặt hàng không?

Có. Việc kiểm tra mẫu thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng sản phẩm, bao bì, kích thước và cách sắp xếp trước khi triển khai đóng gói hàng loạt.

Kết luận

Đặt quà Tết số lượng lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch cụ thể từ khâu xác định đối tượng, ngân sách, lựa chọn mẫu quà đến kiểm tra chất lượng và tổ chức giao nhận. Chuẩn bị càng sớm, doanh nghiệp càng có nhiều thời gian để lựa chọn sản phẩm phù hợp và hạn chế những phát sinh không mong muốn.

Hy vọng những kinh nghiệm trên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi chuẩn bị quà Tết 2027, lựa chọn được những hộp quà và giỏ quà chỉn chu để gửi lời tri ân đến nhân viên, khách hàng và đối tác trong dịp năm mới.